1
START YOUR DAY WITH A priority LIST
Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM.
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming. For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.
2
TIME BLOCKING and CALENDARIZING
Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently.
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news. I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait. Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar.
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
3
ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. IStäng inte bara av telefonmeddelanden under dagen, utan jag sätter faktiskt min telefon i flygplansläge ständigt, så det finns ingen frestelse att ens titta på skärmen och se en spärr med listade aviseringar.
Teamhantering och kommunikation måste också vara effektiv. Jag kan skriva ett helt inlägg om teamhantering och kommunikation. Ändå är det värt att notera här att det är bra att låta dina kollegor veta att du arbetar bäst genom att blockera, kalendera och stänga av aviseringar så att du framgångsrikt hanterar lagförväntningarna. Om de vet att detta är hur du strukturerar din dag, vet de att inte avbryta dig och att antingen (a) hålla frågor förrän senare, eller (b) skicka frågor etc. på slack, men förväntar dig inte ett svar förrän tiden Du har tilldelats senare på dagen.
Naturligtvis är detta inte alltid möjligt eller praktiskt. Det finns alltid dagar där något brådskande kommer att utvecklas och du kan inte vara så styv att du inte kan hoppa ut ur din rutin och ta itu med något som är tidskänsligt. Men jag har funnit att 90% av avbrott inte är riktigt tidskänsliga. Det är bara något som en kollega har på sig vid den tiden eller ett e -postmeddelande som slumpmässigt kommer in när du är mitt i en annan uppgift. För de 10% av faktiska brådskande frågor, var flexibla och adressera dem, men om du följer dessa metoder hittar du att du återfår kontrollen över ditt liv och din tid under de andra 90% av din arbetsvecka.
4
Håll dig ren och organiserad
Detta verkar uppenbart, men det är en jag måste arbeta hårt på. Jag är inte naturligtvis någon som finner medfödd lycka och tillfredsställelse med att ha ett perfekt obefläckat hem eller arbetsyta. Jag är ingen Marie Kondo/Monica Geller, och min idé om en rolig lördag involverar inte en etikettproducent eller en resa till containerbutiken.
Jag måste arbeta på det och göra en medveten ansträngning. Jag har lärt mig hur väsentlig organisation inte bara är för mental tydlighet och produktivitet, utan också tidsstyrning. Den tid jag slösade bort i gymnasiet, college, etc. Eftersom jag inte kunde komma ihåg var jag räddade en viss fil eller inte kunde hitta den en klänning som jag ville bära – Sheesh, gör det mig yr bara att tänka på det . Det tar 30 sekunder att lägga bort något på ett organiserat sätt, men det tar 30 minuter (eller mer!) Att riva isär ditt hem eller kontor och leta efter det när allt är i oordning. Kom ihåg detta varje gång du inte känner för att lägga bort något.
Är dessa tidshanteringstips till hjälp?
Sammantaget är det verkligen positiva förändringar du kan göra till din dagliga för att känna mycket mer kontroll över din tid och produktivitet. Inse att inte varje dag kommer att vara perfekt, och det finns inget behov av att bli avskräckt om du missar en to-do-objekt eller om din tidsblockering kommer ut ur whack.
Det kritiskt avgörande att göra är att använda dessa tips som ett ramverk och börja bygga dessa vanor. Även om det inte går sömlöst kommer du fortfarande att bli mycket bättre än du annars var. Med tiden börjar du känna att du har mycket mer kontroll. Sätt inte för mycket press på dig själv, eftersom detta är tänkt att vara till hjälp. Du bör aldrig känna att du har “misslyckats” vid detta till den punkt där du ger upp på hela systemet. Ta det ett steg i taget, en dag i taget, så kommer du att vara glad att du gjorde det.